Marie Kondo ha dado en el clavo: una vida organizada es mejor y más saludable que el caos total. Esto no sólo se aplica a tu vida en casa, sino también a tu entorno de trabajo. Tener un espacio muy organizado mejorará tu productividad y reducirá la pérdida de tiempo, además de que tener una estrategia adecuada para ordenar tu espacio digital hará que cada proceso de trabajo sea exponencialmente mejor.

Para desarrollar y aplicar dicha estrategia, es especialmente importante tener una actitud positiva y proactiva hacia las posibilidades digitales. En las empresas orientadas a la tecnología, la mentalidad instintiva del "digital-first" es evidente en la forma en que las personas de toda la empresa tienden a explorar las soluciones digitales antes que las manuales, utilizan las herramientas digitales para buscar conocimientos especializados, oportunidades para utilizar las ventajas de la tecnología y abordar los datos de forma sistemática. Comprenden las oportunidades y los riesgos de utilizar estas soluciones, y a menudo encuentran soluciones creativas.

Estas tecnologías pueden ser de gran ayuda para organizar tanto los contenidos como los datos y así agilizar todos los procesos. Todos hemos tenido la amarga experiencia de rebuscar en vastos armarios en busca de un contrato o de desplazarnos por interminables listas de archivos en nuestro disco duro para encontrar un documento en concreto. Estas búsquedas inútiles suponen una gran pérdida de tiempo, por no hablar del estrés que provoca encontrarse en esta situación. Es habitual que los departamentos jurídicos de las empresas y los despachos de abogados tengan que lidiar con la voraz cantidad de datos a lo largo del proceso, lo que da lugar a datos no estructurados. A medida que el número de datos aumenta, la clasificación y el procesamiento de esta información se vuelve devastador.

Disponer de un sistema de gestión de documentos en forma de repositorio en la nube es crucial para evitar este tipo de problemas. Un sistema de este tipo puede tener capacidades de búsqueda en todos los documentos de la empresa para poder encontrarlos rápidamente, e incluso podría tener alertas para los contratos, de modo que nunca se pierdan los plazos de vencimiento, renovación o cancelación. Mientras se tratan casos de diversa prioridad, es necesario que la información esencial esté fácilmente disponible. La información sobre los casos de los departamentos jurídicos y los proveedores de servicios externos debe estar en un único lugar al que todos los responsables de su gestión puedan acceder fácilmente.

Hay varias soluciones de software disponibles en el mercado para esta problemática, y la que tiene un mayor auge hoy en día es el almacenamiento en la nube. Las empresas guardan sus valiosos datos preocupadas por la seguridad o la pérdida de los mismos, pero la copia de seguridad automática creada en la nube evita estos problemas. Sin embargo, no basta con almacenar los contenidos al azar, sino que hay que organizarlos adecuadamente para no crear un desorden digital. Para ello, se recomienda seguir una estrategia:

  1. Comprométete con el proceso e imagina cómo será tu flujo de trabajo una vez que esté hecho: sabes que va a ser duro, poner orden siempre es un lío. El desorden digital puede ser perjudicial para tu negocio y para la salud mental de tu equipo, así que deberías abordarlo de una vez por todas.
  2. Empieza con una limpieza: reserva un tiempo para revisar cada uno de los documentos y archivos que tienes. Seguramente habrá muchos datos obsoletos o información caducada de la  que puedas deshacerte. La limpieza reducirá la cantidad de documentos y facilitará su organización.
  3. Asegúrate de que tu equipo está preparado: para que la transformación digital se produzca con éxito, necesitas contar con una plantilla preparada para el mundo digital, formada por trabajadores comprometidos y autónomos que puedan asumir los retos de la automatización y el almacenamiento en la nube. La destreza digital de tu equipo es imprescindible para adaptarse rápidamente a las ventanas de oportunidades de cara al cliente impulsadas por la tecnología, así como para responder rápidamente a las necesidades y preferencias individuales de los clientes.
  4. Crea y configura la estructura de tu nuevo orden: antes de volver a colocar todo en su sitio, tómate un tiempo para pensar en cómo quieres que se organicen y ordenen las cosas. Hay muchas estrategias estupendas, pero tienes que averiguar la que funciona para ti y tu equipo. Tanto si quieres clasificar por categorías, fechas, orden alfabético como por palabras clave, asegúrate de que sea lo suficientemente intuitivo como para que todo el mundo esté de acuerdo. Además, prepara tu sistema de almacenamiento online para que sea compatible con tu estructura.
  5. Una vez que el sistema esté listo, ponlo todo en su sitio: recuerda que, mantener todo en orden una vez que tienes buenos pilares es mucho más fácil que empezar de cero cada vez que la desorganización se adueñe de ti. Cuida bien tus documentos y verás los resultados.

La tecnología pone mucha información en nuestras vidas, y esa misma tecnología puede darnos las herramientas para hacernos la vida mucho más fácil. Una vez que tu empresa demuestre una elevada capacidad organizativa para el uso de herramientas y los datos para desplegar dinámicamente los recursos humanos y de capital a la misma velocidad a la que cambia la tecnología y las condiciones de mercado tu productividad y eficiencia se dispararán.

Un paso más allá es integrar los datos de las operaciones para que los empleados puedan supervisar, medir y mejorar activamente las operaciones. Estos datos de operaciones digitalizados, si se almacenan y analizan correctamente, pueden ayudarte a tomar decisiones, orientar las acciones y aprender lecciones importantes sobre el futuro de tu negocio. Para sacar el máximo partido a la digitalización, las empresas deben utilizar los datos que acumulan en análisis sistemáticos para tomar decisiones estratégicas importantes, así como para supervisar y perfeccionar los procesos internos. Una forma de hacerlo es practicar el aprendizaje colaborativo - compartir la información fácilmente entre lugares, disciplinas y límites de estatus para resolver problemas - para tomar decisiones efectivas en dominios en los que todavía faltan datos.

Tanto los abogados como los equipos jurídicos u otros profesionales deben comprender que deben dejar atrás las formas tradicionales y obsoletas de trabajar y optar por la tecnología más avanzada. Dirigir una organización en la era digital requiere adoptar una mentalidad acorde a ella. Pero en el camino hacia el éxito, tener una mentalidad digital no será eficiente mientras tu  organización y tu personal no estén capacitados y dispuestos a participar en las iniciativas innovadoras. Así que edúcate a ti mismo y a tu equipo sobre las mejores soluciones y saca el máximo partido a la tecnología.

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