No importa lo grande que sea tu negocio ni el ámbito al que pertenezca, la comunicación y la colaboración son partes integrales de toda empresa. Son elementos fundamentales, ya que la comunicación con socios, empresas, empleados remotos y clientes es constante, y es esencial que sea correcta y eficaz.

En la otra cara de la misma moneda, la importancia de la comunicación puede dar lugar a grandes errores si no se hace bien. Cualquier fallo en el proceso de comunicación puede provocar grandes retrasos en los plazos de los proyectos, relaciones comerciales tensas y pérdida de beneficios. Ser capaz de entender, evitar y remediar adecuadamente los errores de comunicación en un entorno empresarial podría ahorrar a la empresa entera muchos quebraderos de cabeza.

Estos problemas han aumentado exponencialmente con la pandemia, ya que cada vez son más los empleados que han empezado a trabajar desde casa. La crisis de la COVID-19 no sólo ha acarreado muertes en el mundo, sino que también nos ha empujado a cambiar muchas de nuestras formas tradicionales de hacer las cosas. Esto significó que tanto los sistemas internos como la experiencia de los clientes de todo tipo de empresas tuvieran que adaptarse y evolucionar para dar cabida a las necesidades derivadas de estos tiempos nuevos y sin precedentes.

A pesar de la pérdida de tiempo y de los malentendidos, también hay que tener en cuenta que existen infinitas soluciones para que la comunicación sea más eficiente y fluida, tanto dentro del equipo como con los clientes, sin estar en el mismo lugar. Cuando existe una brecha de comunicación dentro de tu organización, cuando los mensajes no se transmiten y reciben con cuidado, aumentan las posibilidades de que surjan pequeños y grandes problemas. Por lo tanto, es fundamental que las empresas y los equipos jurídicos encuentren las herramientas y los métodos adecuados para evitar estos errores y lograr un flujo de información perfecto.

1. Herramientas de mensajería

Si trabajas con un equipo, sabes lo importante que es tener una buena herramienta de mensajería específica para tu trabajo que te asegure que la comunicación sea rápida y que llegue a las personas adecuadas. Aplicaciones como Slack, ofrecen una forma de trabajar más fluida. Puedes conectar con tu equipo de forma individual o en grupo, sin saturar tus otras aplicaciones de mensajería personal. Slack se enorgullece de ser un "cuartel general digital" para cualquier tipo de negocio. A través de chats privados, así como de canales dedicados, puedes organizar a tu equipo y asegurarse de que todos están en la misma ruta. Mejóralo aún más integrando Slack con otras aplicaciones de automatización. Esto hará que tus procesos y flujos de trabajo estén mejor conectados.

Consejo profesional: para la comunicación cifrada en caso de que estés trabajando en un proyecto muy secreto, echa un vistazo a Signal. En cuanto a la comunicación saliente, los chatbots pueden ser una gran solución para ti. Los chatbots acompañan al cliente mientras navega por el sitio web de una empresa y también se ocupan de las consultas y quejas de los mismos.

Estas herramientas no sólo utilizan el aprendizaje automático y son capaces de dar respuestas inteligentes en cuestión de segundos, sino que también pueden gestionar miles de quejas y consultas a la vez y responder bien a ellas. Esto te permitirá cribar todos los mensajes que recibas y centrar tu energía solo en los que realmente te importan, mientras que una la herramienta automatizada se ocupa eficazmente de todos los demás.

2. Videoconferencias

Durante los dos últimos años, todos hemos descubierto las diferentes maneras en las que se puede hablar con alguien cara a cara y de forma virtual, mientras que cada uno está en su casa. Como cada vez son más los profesionales que deciden seguir trabajando a distancia, ya sea a tiempo completo o parcial, es imprescindible conocer bien las herramientas de videoconferencia.

Mientras imaginamos un mundo post-COVID, debemos tener en cuenta las nuevas tecnologías y aprender a optimizar la digitalización de nuestro negocio para ofrecer el mejor servicio que podamos. Es necesario mejorar la atención y aprender a encontrarnos con nuestros clientes allí donde estén.

Puedes elegir entre una variedad de opciones como, Google Meet, Zoom o Skype, entre otras. Nuestro consejo es que te asegures de que tú y todo tu equipo os quedéis con una sola de ellas. Conoce el sistema de invitaciones, intégralo con otras herramientas de organización, como Calendly, y asegúrate de comprobar siempre, si estás silenciado o si tu cámara está encendida. Todos hemos visto y oído cosas que probablemente deberían haber permanecido en privado. La etiqueta en las videoconferencias es fundamental, especialmente si hay muchas personas conectadas en la llamada. Establece unas sencillas normas de orden para que nadie hable por encima de los demás y para que no tengas que ver ni oír escenas no deseadas.

3. Edición y control de versiones en tiempo real

Para todos los equipos jurídicos y departamentos encargados de la redacción de contratos, esto es imprescindible. Cuando se trabaja en un documento con otras personas y cada una de ellas se encarga de diferentes labores como editar, revisar y actualizar el mismo archivo, puede ser difícil hacer un seguimiento de todos los cambios que están en la misma página. Por eso, es importante hacer uso de una herramienta que permita la edición y el control de versiones en tiempo real.

Esto significa que todos los cambios se guardarán automáticamente en todas las cuentas de las personas que trabajan en el mismo documento y serán mostrados en tiempo real. Este proceso acelera cualquier esfuerzo de colaboración y hace que la comunicación sea impecable. Un extra es probar con una herramienta que también permita añadir comentarios, para que los miembros del equipo puedan realizar sus consultas y mostrar sus ideas sin tener que reescribir el documento.

Además, con la herramienta de control de versiones siempre se pueden comprobar las modificaciones realizadas en un momento posterior y tener acceso a los comentarios en todo momento. Estas dos cosas que pueden parecer sencillas a primera vista te pueden cambiar el ritmo de trabajo y mostrar un gran impacto positivo en los procesos de tu equipo.

4. Estar al día

Por último, pero no menos importante, hay un consejo más práctico que no tiene que ver directamente con la tecnología, sino con la sociedad. Y es que tenemos que asegurarnos de utilizar las herramientas de comunicación que tenemos a nuestra disposición para celebrar reuniones semanales o periódicas con nuestros equipos, para estar al tanto de lo que hace cada uno y para intercambiar ideas y comentarios sobre el trabajo del grupo.

En toda empresa o equipo jurídico, es vital que los empleados interactúen entre sí, pidan revisiones o tengan sesiones de brainstorming para adoptar nuevas ideas que ayuden a la empresa a crecer. Estos momentos de colaboración son cruciales para que todo el mundo esté al día de lo que ocurre en la empresa y para promover un entorno más colaborativo.

Y no sólo eso, sino que permitirá que cada equipo tenga un contexto que le facilite completar sus tareas de manera eficiente. Si se fomenta esta cultura de compartir recursos e ideas, los distintos miembros del equipo pueden aportar rápidamente diversos conocimientos a situaciones novedosas, y pueden establecer conexiones que, a la larga, mejorarán drásticamente tu servicio o producto.

Dicho esto, te animamos a que aproveches al máximo la conectividad digital para optimizar la comunicación de tu equipo y llevar el esfuerzo de colaboración al siguiente nivel. La falta de comunicación puede desembocar en resultados desastrosos, no solo en lo que respecta al objetivo empresarial, sino también a la moral interna. Los estudios han demostrado que las empresas no sólo pueden perder beneficios debido a los errores de comunicación, sino que también hay impactos intangibles como la pérdida de enfoque, la falta de innovación y la caída de la moral.

Utilizar la tecnología adecuada para evitar estos errores y lograr una colaboración fluida es un paso fundamental para asegurarse de que cada idea compartida o cada borrador enviado se interpreta perfectamente. La comunicación bien hecha, tanto dentro de tu equipo como con usuarios externos, es un objetivo que puedes alcanzar sin duda, utilizando las herramientas adecuadas y fomentando una cultura de colaboración útil.