Es una realidad que los procesos burocráticos disminuyen la rentabilidad, ya no sólo en el ámbito legal, sino en todo tipo de empresas. De hecho, se estima que estas prácticas hacen perder unos 1.000€ cada segundo a las pymes españolas, convirtiéndolas en la principal causa de pérdida de productividad en estas sociedades.

No obstante, la familiarización del mundo legal con la tecnología es cada vez más común. La hibridación de estos dos ámbitos permite que se optimicen procesos y aporta una mayor rapidez y adaptabilidad. Como dato a tener en cuenta, cabe destacar que la inversión en tecnologías centradas en agilizar procesos burocráticos creció aproximadamente un 400% entre los años 2017 (223 millones de euros invertidos) y 2018 (1.663 millones de euros invertidos).


Legaltech, clave en el aporte de productividad

Estas tecnologías aplicadas al mundo legal son conocidas como Legaltech. Para hacer uso de ellas, es necesaria una inversión en software, la cual aportará los siguientes beneficios: Una mayor optimización de tareas, diferentes posibilidades para administrar tiempo - lo cual derivará en un ahorro del mismo -, la capacidad de encontrar un equilibrio entre rentabilidad y productividad, haciendo posible el dedicar tiempo a actividades realmente productivas… Todo esto sumado a un largo etcétera de pros que nos ofrece la adaptación de este servicio.

Ello no implica que por parte de la empresa se vaya a prescindir del equipo, sino que se le especializará, aportando un valor añadido a la propia compañía. La implementación de un software en la empresa - tal como la plataforma Bounsel - derivará en que se desarrollen las mismas funciones de una manera más eficiente y rápida, dotando de productividad a los trabajadores y trabajadoras que la componen.

¿Cómo contribuyen las analíticas a aumentar la productividad?

Las herramientas analíticas dentro del mundo del Legaltech han facilitado a las empresas que usan esta tecnología a tomar decisiones más transparentes, objetivas y seguras, proveyéndolas de competitividad. Si bien es cierto que la adaptación de estas tecnologías no se lleva a cabo de la noche a la mañana, el uso de las mismas puede suponer una piedra angular para mejorar la competitividad, los resultados, etc.

Para generar analíticas, tanto los softwares como las empresas necesitan datos, los cuales pueden provenir de la propia empresa o de grandes fuentes de datos (Big Data). Éstos se pueden dividir principalmente entre Good data, es decir, datos identificados y clasificados que son relevantes para tomar decisiones desde un contexto y timing preciso; y Bad data, los cuales son datos no tratados que causan frustración o no son de ayuda en la toma de decisiones, haciéndolos contraproducentes.

A su vez, los datos útiles que usan tanto la empresa como el software implementado se pueden dividir en los siguientes apartados:

  • CLD Operational (Datos retrospectivos): Se hace uso de datos para monitorear actividades internas e identificar posibles anomalías.
  • CLD Optimization (Datos de acción): Este tipo de datos dota de una visibilidad tanto individual como de departamento, así como excepciones concretas, centradas en factores subyacentes como el rendimiento personal o rendimiento de materia.
  • CLD Prediction (Datos de previsión): Se hace uso de datos internos y externos para crear modelos predictivos y simulaciones para proyectar distintos tipos de estrategia.

¿Qué servicios ofrecen estas analíticas?

  • Nubes privadas

Son nubes privadas, a las cuales solo tiene acceso una empresa en concreto. Ésta sube sus contenidos, datos, informes, entre otros documentos a la propia nube. Dada su calidad de privada, ofrece una mayor seguridad, privacidad y escalabilidad que las nubes públicas. No obstante, para ello es necesario personal de TI - un profesional que se encargue de analizar, registrar y operar con este tipo de tecnología (tecnologías de la información).

  • SaaS / Software como servicio

Un proveedor de tecnología pone a disponibilidad su software a las empresas, directamente en una plataforma en la nube, dirigida por el mismo proveedor. La principal ventaja de este tipo de servicios es el hecho de no tener que añadir un hardware específico - como sí pasaría en la nube privada -, ni de tener que contratar a personal de TI, ya que se compensa mediante la suscripción a ese servicio. El proveedor pone a disposición profesionales encargados de ayudar al cliente mediante un ‘Servicio al cliente’.

Analítica aplicada al ámbito legal

Ahora ya sabemos qué servicios hay, cómo funcionan y qué factor diferenciador añadirá a nuestra empresa. Pero, ¿cómo se lleva a cabo en la práctica? Os dejamos unos ejemplos en los que el análisis de datos puede ser realmente útil.

1. Analíticas en la práctica legal

  • Concretar la estrategia de un caso. Aunque la experiencia y sus conocimientos nos sean de gran ayuda, no hay nada comparable a poder analizar una gran cantidad de datos automatizados para definir la estrategia que se llevará a cabo en un caso judicial. Si se sabe de antemano cuál es la tendencia de un juez y lo sabemos porque la analítica ha supervisado más de 20 casos, ¿por qué no basar la estrategia en esos datos?
  • Contratación y cargas de trabajo. ¿Cuánto tiempo duran los abogados en el bufete? ¿Por qué se van? ¿A dónde? Hacer uso de analíticas puede ayudar a resolver estas dudas, como también a analizar la carga de trabajo principal y poder distribuirla mejor.
  • Procesos legales. Los datos ayudan a visualizar de mejor manera cómo se desarrollan los distintos proyectos, en qué punto están, cómo se está ejecutando, etc. Es una manera más rápida de identificar dónde están los principales problemas, las cargas de trabajo y qué recursos se necesitan para solucionarlos.

2. Data aplicada al departamento legal

  • Decisiones empresariales. Una vez implementado el software para el análisis de datos, se espera, también, que los propios trabajadores puedan hacer uso del mismo. En vez de decirles a tus jefes lo bien que va todo, muéstrales a partir de los datos qué estás aportando a la empresa, en qué ámbitos destacas, etc.
  • Elección de abogados. Quizás no es la mejor idea asignar un abogado a un caso por la intuición o recuerdos que tengas. Quizás es la hora de dejarle paso a los datos, los cuales te aportarán información sobre quién destaca en qué ámbitos a partir de puros hechos.

3. Analítica útil en bufetes de abogados

  • Competición en el negocio. Las analíticas te permiten demostrar a tus clientes en qué puntos destacas sobre la competencia - cuántos casos más has ganado, por ejemplo -, te permite definir por qué tus precios son mejores o merecen más la pena; así como la capacidad de hacer precios especiales y atractivos.
  • Eficiencia y ritmo de gasto. Al trabajar con un precio especial, has de saber mantener la eficiencia económica así como la felicidad de cada uno de los trabajadores. A partir de la recopilación de datos y su análisis puedes monitorear y generar distintos informes, los cuales justifiquen la toma de decisiones e, incluso, incentiven al personal a ser más productivo y eficiente.

Todos estos son los beneficios de implementar la tecnología en mundo legal y hacer uso de los datos relevantes que ofrece. En conclusión, un ahorro de trámites burocráticos que hacen perder productividad y tiempo, tanto a trabajadores como a la empresa. Además, las analíticas optimizan la rentabilidad y la eficiencia de los diferentes departamentos de una compañía y permiten tomar mejores decisiones, lo cual las convierte en aliadas indispensables para situar la empresa en el escenario óptimo.