Equivocarse no siempre es el fin del mundo. La periodista estadounidense Kathryn Schulz escribió  un libro fascinante sobre cómo equivocarse puede ser una valiosa aventura (“Being Wrong: Adventures in the Margin of Error”). Sin embargo, para los juristas y otros profesionales, los errores pueden ser perjudiciales y, a veces, francamente irreparables. Es más, pueden acarrear graves pérdidas de dinero, tiempo y reputación.

Los contratos y los documentos legales deben ser perfectos en todos los sentidos, y quien los escribe debe estar completamente seguro de cada palabra que utilice. Pero, debemos ser conscientes de que los seres humanos no somos máquinas ni pretendemos serlo. No somos personas perfectas, todos cometemos errores alguna vez.

El error humano juega un papel importante cuando se confía en redactar, gestionar y revisar los documentos legales de forma manual. Y las consecuencias que esto acarrea pueden llegar a ser realmente devastadoras. Los equipos legales deben estar absolutamente seguros de que no hay ni un solo error en un contrato, porque de este modo, este podría resultar nulo. Los errores tipográficos, gramaticales y de formato son algunos de los más comunes en los documentos legales, pero son difíciles de prevenir cuando la empresa legal depende de la gestión manual. Estos fallos en los documentos son la razón por la que los departamentos jurídicos pueden beneficiarse enormemente de la inversión en herramientas inteligentes de automatización.

Por otra parte, resulta difícil centrarse en la negociación de los términos contractuales o en ocuparse de las cosas importantes cuando se está preocupado por corregir errores de bulto de los acuerdos. Los sistemas de gestión automatizados ahorrarán tiempo a tu equipo al señalar y corregir los fallos y automatizar los procesos para que puedas obtener mayor valor de tus documentos y dedicar tu tiempo a tareas más relevantes.

Los efectos de los errores en los contratos pueden ser perjudiciales para una empresa de muchas maneras: pueden conducir a niveles de productividad más bajos, demandas innecesarias, problemas de cumplimiento y daños a la reputación de su marca. Una sola equivocación en un contrato puede costar miles de euros si no se toma la precaución necesaria. Por ello, es esencial aplicar una estrategia para evitar el efecto de los errores en la gestión de contratos. Las empresas que gestionan manualmente sus contratos son más vulnerables a estas equivocaciones, ya que no tienen un plan para comprobarlos o prevenirlos. Sin duda, la tecnología y la automatización pueden ser de gran ayuda.

Queremos contarte cómo hacerlo presentando tres tipos diferentes de errores comunes en la gestión de contratos y sugiriendo métodos sobre cómo solucionarlos.


1. Errores tipográficos y falta de datos

Los estudios demuestran que las tareas repetitivas conducen a comportamientos automáticos y despistes que dificultan el rendimiento. La falta de atención supone bajos niveles de concentración y frecuentes distracciones que, a su vez, dan lugar a errores banales. ¿Cuántas veces has entregado un documento y después te has dado cuenta de que estaba plagado de erratas y fallos gramaticales? No importa si has revisado tres veces el documento en busca de errores. Todavía hay algunos que se escapan cuando se confía en la comprobación manual . Evitar este error en la administración de contratos dará a tu marca una reputación más profesional, ya que los demás verán que te esfuerzas por garantizar la perfección.

Si quieres ahorrarle a tu equipo la molestia de tener que lidiar con un documento lleno de erratas, deberías comprobar siempre los errores con una herramienta de edición de contratos. La edición automatizada de contratos cuenta con funciones digitales como la corrección ortográfica inteligente y la revisión gramatical, además de ofrecer ideas para que sus términos sean más concisos y adecuados. Además, la automatización de los procesos puede ayudar a eliminar parte del estrés de tener que recordar muchos detalles por parte de tu equipo, para asegurarse de que su atención se centra en las tareas realmente importantes.

2. Colaboración complicada

Los malentendidos y la confusión  suelen ser habituales cuando el trabajo en equipo no es eficiente ni la comunicación es fluida. Estos equívocos pueden dar lugar a costosos errores que tardarán aún más en corregirse y que podrían haberse evitado fácilmente adoptando tácticas de coordinación y colaboración digital. Por ejemplo, la redacción y la edición de un contrato cuando dos o más partes están negociando o trabajando juntas es una fase importante en el ciclo de vida de un contrato, momento en que el documento es más susceptible de sufrir errores humanos y de falta de comunicación. Dado que ambas partes intentan actualizar los términos y hacer ediciones por su parte, suele haber confusión y problemas de organización. Además, muchos socios no se toman el tiempo necesario para revisar a fondo el acuerdo, hacer ediciones y corregir errores, lo que supone una pérdida de valor.

La utilización de un software inteligente ayudará a evitar un error de redacción en el ciclo de vida del contrato. Su repositorio único permite a todas las partes tener visibilidad de los ajustes realizados por cualquier persona, lo que significa una menor confusión y la disminución de la falta de comunicación, pudiendo revisar y controlar cada fase. La gestión automatizada acelera la negociación y colaboración sin sacrificar la calidad, de modo que puedes evitar errores de redacción y elaborar acuerdos más correctos.

3. Control de versiones y almacenamiento inteligente

Los lapsos de atención y memoria forman parte de la vida de todas las personas, y, a menudo, es fácil traspapelar o pasar por alto un documento entre una pila de papeles o archivos. Es una pérdida de tiempo rebuscar entre archivos, emails y carpetas para encontrar la versión más reciente del contrato. Los papeles se pierden, se dañan o se editan con facilidad, y lo mismo ocurre con los documentos almacenados en un disco duro lleno y sin seguridad. Además, es difícil que los miembros del equipo se coordinen y comuniquen qué ediciones están haciendo sin un control de versiones adecuado, lo que da lugar a información contradictoria y a diferentes variaciones del mismo documento. Como puedes ver, el control de versiones es un paso esencial en la gestión de contratos si quieres evitar errores irreparables.

Un sistema de repositorio automatizado evitará que tu equipo cometa un error de comunicación en los contratos. Un software de gestión puede organizar todas las versiones de los acuerdos para que tu equipo pueda trabajar en la más reciente y, a la vez,  consultar las anteriores. El almacenamiento seguro en la nube también garantiza que no se pierda ni se robe la documentación.

Únete al camino hacia el progreso y empieza a automatizar tus procesos para evitar los errores humanos y asegurarte de que tu actividad sea siempre perfecta.

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